Informativa sulla Privacy

1. Introduzione

Octium Group è composto da Octium Life DAC e Octium International Insurance Agent AG (incluse le sue Filiali Svizzera e Greca).

Questa Informativa sulla Protezione dei Dati è rilasciata per conto del Gruppo, pertanto quando menzioniamo “Octium Group”, “noi”, “ci” o “nostro/a/i/e”, ci riferiamo alla società pertinente all'interno di Octium Group responsabile del trattamento dei vostri dati.

In Octium Group, ci impegniamo a proteggere la riservatezza, l'integrità e la privacy dei vostri dati personali. Per dati personali si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica che possa identificare direttamente o indirettamente quella specifica persona.

Vi preghiamo di dedicare il tempo necessario per leggere attentamente questa Informativa sulla Protezione dei Dati, in modo da comprendere come utilizzeremo i vostri dati personali e quali diritti avete ai sensi della legge sulla protezione dei dati (incluso il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati UE 2016/679 (“GDPR”)).

Octium Group è classificato come Titolare del Trattamento dei vostri dati personali, il che significa che noi, da soli o congiuntamente ad altri, determiniamo le finalità e i mezzi del trattamento dei vostri dati personali.

Questa Informativa sulla Protezione dei Dati deve essere letta congiuntamente alla nostra Politica sui Cookie, anch'essa disponibile sul nostro sito web.

2. Come Contattare Noi e/o il nostro Responsabile della Protezione dei Dati

Ci impegniamo a mantenere i vostri dati personali al sicuro e a trattarli solo per le finalità specifiche menzionate di seguito nella Sezione 6. Per supportare questo impegno, abbiamo nominato dei Responsabili della Protezione dei Dati per monitorare e supervisionare la raccolta, il trattamento e la conservazione dei vostri dati personali.

Se avete domande su come trattiamo, conserviamo e proteggiamo i vostri dati personali, potete contattare il Responsabile della Protezione dei Dati pertinente a:

Octium Life DAC:
Responsabile della Protezione dei Dati
Octium Life DAC
College Park House
South Frederick Street
Dublin 2
Irlanda
Email: DataProtectionOfficer@Octiumgroup.com

Octium International Insurance Agent AG:
Responsabile della Protezione dei Dati
Octium International Insurance Agent AG
Äulestrasse 74
9490 Vaduz
Liechtenstein
Email: dataprotection.fl@octiumgroup.com

3. Quali Dati Personali Raccogliamo da Voi

Raccogliamo e trattiamo solo i dati personali strettamente necessari per fornirvi i nostri prodotti e servizi o per consentirvi di inviare una domanda relativa ai nostri prodotti o al nostro servizio clienti.

Di seguito è riportato un elenco dei dati personali, che vi riguardano, che potremmo raccogliere e trattare nel contesto della valutazione della vostra domanda per una polizza assicurativa e dell'organizzazione, emissione e amministrazione della vostra polizza, a seconda della vostra capacità di richiedente della polizza, contraente, persona assicurata, beneficiario o altra persona collegata:

3.1 Informazioni per Identificarvi e Consentirci di Contattarvi
Nome completo, data di nascita, sesso, stato civile, identificazione fotografica, informazioni sul passaporto/documento d'identità, nazionalità, indirizzo postale, residenza fiscale, codice di identificazione fiscale, numero di telefono, indirizzo email, occupazione, informazioni finanziarie, stato di cittadinanza, dettagli familiari (es. numero di figli, se applicabile), firma e dettagli delle persone assicurate e dei beneficiari da voi designati.

3.2 Informazioni per Determinare la Vostra Fonte di Fondi e Fonte di Ricchezza
Nome della banca, numero di conto bancario, IBAN, estratti conto bancari, dettagli sul reddito e beni personali, informazioni sulla fonte del premio, profilo di investimento (es. conservativo o aggressivo).

4. Categorie Sensibili - Informazioni Mediche per Scopi di Sottoscrizione (Underwriting)
Storia medica personale, incluse informazioni sulla salute mentale o fisica, informazioni su prescrizioni mediche ecc. Potremmo comunicare o condividere dati sensibili con professionisti sotto contratto per fornirci servizi, ad esempio assicuratori, co-assicuratori, riassicuratori, medici, avvocati, ecc.

In nessuna circostanza raccogliamo, conserviamo o trattiamo ulteriormente i vostri dati genetici.

4.1 Altre Informazioni
Informazioni relative all'emissione e all'amministrazione della vostra polizza, in particolare a eventuali pagamenti, contributi e/o profitti effettuati, a eventuali comunicazioni ricevute, inclusi richieste, domande o reclami che potreste avere, a controlli su persone politicamente esposte (PEP), a controlli antiriciclaggio e antiterrorismo, e a eventuali controlli fiscali FATCA.

4.2 Vostro Dovere di Informarci sui Cambiamenti
È importante che i vostri dati personali siano accurati e aggiornati. Vi preghiamo di tenerci informati se i vostri dati personali cambiano durante il vostro rapporto con noi.

5. Come Raccogliamo i Vostri Dati
5.1 Dati Personali Forniti da Voi
Raccogliamo i dati personali da voi quando:

compilate il modulo di domanda
utilizzate i nostri prodotti o servizi
ci contattate
utilizzate il nostro sito web (per maggiori informazioni, consultate la nostra Politica sui Cookie)
siete collegati a una polizza, ad esempio persona assicurata, beneficiario, rappresentante ecc.

Nota Importante: Quando inviate tramite email moduli che contengono dati personali, consigliamo vivamente di crittografare gli allegati prima dell'invio. La password di crittografia può quindi essere comunicata per telefono o tramite email separata.

5.2 Dati Personali Forniti da Terze Parti
Raccogliamo i vostri dati personali anche da:

professionisti sanitari, laddove le informazioni mediche siano strettamente necessarie per la sottoscrizione o l'amministrazione di una polizza, compresa la gestione di un reclamo e in conformità con il vostro esplicito consenso
intermediari che avete scelto per servirvi e consigliarvi sui nostri prodotti, ovvero il vostro intermediario finanziario o broker
sistemi di conformità, ove necessario per adempiere ai nostri obblighi normativi
il richiedente della polizza, laddove siate collegati a una polizza, ad esempio beneficiario, rappresentante di un contraente, persona assicurata ecc., a seguito della vostra autorizzazione a tale persona di rilasciare i vostri dati personali a noi
una persona altrimenti collegata a una polizza, a seguito della vostra autorizzazione a tale persona.

6. Quali Dati Personali Raccogliamo da Voi, su Altre Persone
Potremmo raccogliere da voi dati personali relativi alle seguenti persone:

Trustees (Fiduciari)
Persona Assicurata
Beneficiari
Cessionari
Soggetto Versante il Premio
i vostri professionisti sanitari
i vostri rappresentanti legalmente nominati

I dati personali che raccogliamo riguardo a queste persone sono limitati a nome, indirizzo e, ove pertinente, numero identificativo, e sono utilizzati solo per scopi di identificazione.

Garantiremo che tutti i dati personali che ci fornite, relativi a qualsiasi persona, riceveranno lo stesso livello di protezione e privacy descritto in questa Informativa sulla Protezione dei Dati.

6.1 Vostro Dovere di Informare Altre Persone che State Rilasciando i Loro Dati Personali
Prima di divulgarci qualsiasi dato personale in relazione a un'altra persona, dovreste:

informare tale persona sul contenuto di questa Informativa sulla Protezione dei Dati
ottenere il permesso da tale persona per rilasciare i suoi dati personali.

7. Perché Trattiamo i Vostri Dati Personali
Raccogliamo e trattiamo ulteriormente i vostri dati personali solo nella misura necessaria e sulla base dei seguenti fondamenti giuridici e per le seguenti finalità specifiche:

7.1 Contratto
È necessario per noi trattare i vostri dati personali, nonché i dati personali di terze parti inclusi nella vostra polizza, al fine di valutare la vostra domanda e di emettere e amministrare la vostra polizza. Ciò include controlli di sottoscrizione e valutazioni del rischio, svolgimento di attività di investimento e gestione patrimoniale, comunicazione con voi e con le persone da voi nominate, gestione di eventuali domande, richieste, reclami, pagamenti o sinistri nel contesto della vostra polizza e, in generale, fornitura dei servizi stabiliti nella vostra polizza.

7.2 Obblighi Legali
In conformità con la legislazione applicabile, inclusi gli obblighi fiscali e altri obblighi normativi, trattiamo i vostri dati personali al fine di stabilire la vostra identità, residenza e stato fiscale per la prevenzione dell'evasione fiscale, del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, per adempiere ai requisiti di legge, per effettuare il controllo delle persone collegate alle polizze per la prevenzione di attività terroristiche e altre attività criminali, per conformarci a richieste vincolanti da parte di organismi di regolamentazione, inclusi la Banca Centrale d'Irlanda, la Finanzmarktaufsicht Liechtenstein o le autorità fiscali, e per conformarci agli ordini dei tribunali derivanti da procedimenti civili o penali.

7.3 Interessi Legittimi
È nel nostro legittimo interesse trattare i vostri dati personali nel contesto della costituzione e della difesa dei nostri diritti legali e di quelli delle società a noi collegate, per gestire le nostre attività amministrative interne, inclusa la sicurezza dei nostri sistemi informativi, per analizzare i nostri prodotti e servizi, per ospitare dati e applicazioni, per gestire controlli interni e audit e per prevenire, scoraggiare, identificare, rilevare, segnalare e porre rimedio a casi di condotta fraudolenta. È inoltre nel nostro legittimo interesse trattare dati personali strettamente necessari di persone diverse dalle parti contraenti (ad esempio, l'indirizzo postale del rappresentante), al fine di emettere e amministrare la vostra polizza e gestire sinistri e benefici ai sensi della polizza.

7.4 Consenso
In qualità di persona assicurata, richiederemo il vostro esplicito consenso al fine di trattare i vostri dati sanitari, come forniti tramite il Questionario Medico o raccolti in altro modo per chiarire il suddetto questionario.

Siete pregati di notare che, nel caso in cui non forniate tale consenso, non saremo in grado di concludere una polizza con voi come persona assicurata, poiché una valutazione medica è uno standard industriale necessario prima di fornire un'assicurazione sulla vita. Potete revocare tale consenso sul trattamento dei vostri dati sanitari contattandoci in qualsiasi momento; tuttavia, ciò potrebbe comportare l'annullamento della vostra polizza.

Raccogliamo anche i vostri dati personali quando non siete un contraente ma siete collegati a una polizza.

8. Persone con Cui Condividiamo i Vostri Dati Personali
Condividiamo i vostri dati personali (come dettagliato nella Sezione 3) solo con un numero selezionato di individui e società, se necessario.

Nel fornirvi una polizza, condividiamo i vostri dati personali con:

Società sotto contratto per fornirci servizi, inclusa la gestione dei documenti, piattaforme di firma elettronica, amministrazione, sottoscrizione, facilitazione dei pagamenti, sanzioni finanziarie e screening PEP (persona politicamente esposta)
Gestori Patrimoniali e Custodi che sono sotto contratto per fornirci servizi di gestione e/o custodia
Intermediari che avete scelto per servirvi e consigliarvi sui nostri prodotti
Società di Octium Group che sono sotto contratto per fornire servizi di supporto agli Intermediari da voi scelti
Professionisti Sanitari quando ciò è richiesto per scopi di sottoscrizione e per il pagamento delle prestazioni della polizza
Riassicuratori che sono sotto contratto per fornirci servizi di sinistri e sottoscrizione
Regolatori, Autorità Fiscali e Commissari delle Entrate, per conti soggetti a rendicontazione ai sensi del Common Reporting Standards e, se siete una 'US Person', del Foreign Account Tax Compliance Act ('FATCA')
Altri organismi o autorità competenti, al fine di conformarsi a regolamenti e leggi
Terze parti, come fondi di investimento e agenti di trasferimento, al fine di facilitare la loro conformità con gli obblighi normativi e/o legali applicabili e/o laddove sia necessario per fornirvi i servizi richiesti
Tribunali e persone e/o entità nominate dal tribunale
National Treasury Management Agency (NTMA) e i suoi agenti
La Polizia Irlandese, se richiesto dalla legge
Qualsiasi altra autorità amministrativa, giudiziaria o pubblica o in generale qualsiasi persona giuridica o fisica a cui, per legge o decisione giudiziaria, Octium Group possa essere obbligata o abbia il diritto di divulgare tali dati.

Octium Group adotterà tutte le misure ragionevoli richieste dalla legge per garantire la privacy, la riservatezza, l'integrità e la sicurezza dei dati personali in nostro possesso. A tal fine, ove applicabile, avremo stipulato corrispondenti accordi sulla privacy dei dati con qualsiasi fornitore di servizi terzo sotto contratto con noi

9. Condivisione dei Vostri Dati Personali al di Fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo
I dati personali che raccogliamo da voi saranno, per le finalità specificate in questa Informativa sulla Protezione dei Dati, trasferiti e conservati presso un fornitore di servizi esternalizzato da noi nominato e situato in Svizzera, che è al di fuori dello Spazio Economico Europeo ('SEE'). La Svizzera è un paese terzo sicuro designato, il che significa che la Commissione Europea ha confermato che le leggi nazionali svizzere forniscono un livello di protezione per i dati personali paragonabile alla legge dell'UE, avendo emesso la corrispondente Decisione di Adeguatezza in tal senso.

10. Per Quanto Tempo Conserviamo i Vostri Dati Personali
I vostri dati personali vengono conservati solo per il tempo necessario a fornirvi i servizi richiesti, a soddisfare le esigenze della nostra attività o a conformarsi ai requisiti legali, fiscali e normativi, e quindi solo per il tempo richiesto dalla legge applicabile.

11. Come Proteggiamo i Vostri Dati Personali
Abbiamo in atto misure per proteggere la sicurezza dei vostri dati personali e per prevenire che i vostri dati personali vengano persi o trattati, consultati, alterati o divulgati in modo non autorizzato.

I vostri dati personali sono archiviati in sistemi presso le nostre sedi, con fornitori di archiviazione dati nell'UE e in Svizzera. Adottiamo tutte le misure ragionevoli per garantire che i vostri dati siano protetti e che qualsiasi trasferimento di dati personali sia gestito con cura per proteggere i vostri diritti alla privacy.

Inoltre, limitiamo l'accesso ai vostri dati personali a quei dipendenti, agenti, appaltatori, Responsabili del Trattamento dei Dati e altre terze parti che hanno una legittima ragione commerciale per ottenerli, che sono soggetti a un dovere di riservatezza e che trattano i vostri dati personali solo su nostre istruzioni.

Abbiamo in atto procedure per affrontare qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati e informeremo voi e qualsiasi regolatore applicabile di qualsiasi sospetta violazione, laddove siamo legalmente tenuti a farlo.

12. I Vostri Diritti in Relazione ai Vostri Dati Personali
In conformità con la legislazione applicabile, avete il diritto di:

accedere e ricevere copie dei vostri dati personali
ottenere la rettifica e l'aggiornamento dei dati personali inesatti e incompleti che vi riguardano
richiedere la cancellazione dei vostri dati personali, laddove non sia più necessario per noi conservarli
revocare qualsiasi consenso fornito per il trattamento dei dati, in qualsiasi momento e senza pregiudicare il trattamento che ha già avuto luogo
richiederci di fornire i vostri dati personali a un altro fornitore (laddove ciò non comporti una divulgazione di dati personali relativi ad altre persone)
limitare il nostro trattamento dei vostri dati personali
opporvi al trattamento dei vostri dati personali, laddove esso sia trattato sulla base dei nostri legittimi interessi.

Se desiderate esercitare uno qualsiasi di questi diritti, dovete contattare il Responsabile della Protezione dei Dati pertinente, ai recapiti forniti nella sezione 2. Vi risponderemo entro un mese dal ricevimento della vostra richiesta, a meno che la richiesta non sia di notevole complessità, nel qual caso il termine potrà essere prorogato per un ulteriore mese.

Se inoltrate la vostra richiesta elettronicamente e se non diversamente richiesto, vi forniremo le informazioni pertinenti elettronicamente.

Ci riserviamo il diritto di verificare la vostra identità richiedendovi di inviarci un documento di identificazione o diversa documentazione idonea a tale scopo (ad esempio, tramite la conferma dei dati personali in possesso del Gruppo).

Ci riserviamo inoltre il diritto di chiedere chiarimenti sulla richiesta ricevuta, al fine di garantire un'assistenza rapida e mirata.

13 Reclami
Se ritenete che abbiamo trattato i vostri dati personali in modo errato, dovete contattare il Responsabile della Protezione dei Dati pertinente, ai recapiti forniti nella sezione 2.

Se non siete soddisfatti di come il nostro Responsabile della Protezione dei Dati ha gestito la vostra richiesta o reclamo, potete presentare un reclamo all'Autorità di Vigilanza competente (in Irlanda o Liechtenstein) ai recapiti di seguito:

Irlanda
Data Protection Commissioner
21 Fitzwilliam Square South
Dublin 2
D02 RD28
Irlanda

Telefono: +353 (01) 7650100 o +353 1800 437 737
Email: dpo@dataprotection.ie

Liechtenstein
Datenschutzstelle
Kirchstrasse 8
Postfach 684
FL-9490 Vaduz
Liechtenstein

Telefono: +42 32 36 60 90
Email: info.dss@llv.li

14. Aggiornamento della Nostra Informativa sulla Protezione dei Dati
Potremmo aggiornare la nostra Informativa sulla Protezione dei Dati di tanto in tanto. Qualsiasi aggiornamento sarà reso disponibile sul nostro sito web all'indirizzo www.octiumgroup.com e, se siete un contraente e avete richiesto l'accesso, sul nostro portale clienti.

Vi preghiamo di rivedere questa Informativa sulla Protezione dei Dati ogni volta che visitate il nostro sito web o utilizzate i nostri servizi.